Protection de la vie privée

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5 Août 2021

Protection de la vie privée

Mila – Institut québécois d’intelligence artificielle (« Mila ») est un organisme sans but lucratif dont la mission est d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et le développement de l’intelligence artificielle (« IA ») pour le bénéfice de tous.

Mila s’engage à respecter la vie privée. Cette politique de protection de la vie privée explique de quelle façon et à quelles fins nous collectons, utilisons et partageons des renseignements personnels. Cette politique de protection de la vie privée explique également comment nous protégeons les renseignements personnels et décrit les droits des individus en ce qui concerne leurs renseignements personnels. Cette politique s’applique généralement aux renseignements personnels que nous recueillons sur les professeurs, les étudiants et les autres chercheurs qui sont membres de Mila. Elle s’applique également aux renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Web (www.mila.quebec), communiquez avec nous, postulez à un emploi chez Mila, utilisez nos services aux étudiants pour trouver un superviseur universitaire associé à Mila, postulez à une bourse d’études gérée par Mila, participez à notre foire aux stages, assistez à un événement Mila ou interagissez avec nous dans le cadre de votre rôle ou de vos fonctions au sein d’organisations collaboratrices ou partenaires (par exemple si vous êtes employé, professeur, chercheur ou étudiant d’une telle organisation). Cette politique ne couvre pas nos employés et consultants. Les employés doivent se reporter à la Politique de protection de la vie privée pour les employés.

Mila est un centre de recherche et collabore à de nombreux projets de recherche différents. La présente politique de protection de la vie privée n’est pas destinée à couvrir les renseignements personnels qui peuvent être collectés, utilisés ou partagés dans le cadre de projets de recherche. Dans de nombreux cas, les projets de recherche sont menés au nom de nos organisations collaboratrices et nous ne collectons, utilisons et partageons les informations personnelles que conformément aux instructions de nos collaborateurs. Nous suivons les meilleures pratiques en matière d’éthique dans le domaine de l’IA, conformément à notre mission de développement de l’IA pour le bénéfice de tous. Vous trouverez de plus amples informations sur la recherche à Mila sur notre site web.

1. Que sont des « renseignements personnels » ?

Dans cette politique, « renseignements personnels » désigne généralement des renseignements concernant un individu identifiable.

Il peut s’agir, par exemple, de votre nom, de vos coordonnées, de votre adresse personnelle, de votre adresse électronique ou de votre date de naissance. Cela peut également inclure d’autres types d’informations plus techniques, mais uniquement lorsque ces informations permettent de vous identifier en tant qu’individu. Les informations rendues anonymes de sorte qu’elles ne permettent plus, de manière irréversible, d’identifier la personne directement ou indirectement et ne peuvent être associées à une personne identifiable ne sont pas considérées comme des renseignements personnels.

2. Quelles catégories de renseignements personnels recueillons-nous ?

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis. En fonction de votre interaction avec nous, nous pouvons recueillir votre nom, vos coordonnées, des informations démographiques, des informations sur vos études et votre emploi, votre activité de navigation web et d’autres informations techniques recueillies automatiquement sur nos sites web, des informations sur votre utilisation de nos réseaux et de nos locaux, des séquences vidéo capturées par les caméras de vidéosurveillance de nos bureaux et d’autres informations que vous pouvez nous fournir. Nous pouvons recueillir d’autres catégories de renseignements personnels avec votre consentement ou dans la mesure où la loi le permet et/ou l’exige.

En savoir plus sur les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir

En fonction de votre interaction avec nous, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants :

  • Nom, coordonnées et informations démographiques tels que votre nom, votre adresse électronique, votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone, votre sexe ou votre pays de citoyenneté. Nous pouvons recueillir ces renseignements dans diverses situations, par exemple : si vous êtes un professeur, un chercheur ou un étudiant de Mila; si vous nous contactez pour une requête; si vous vous inscrivez pour assister à un événement de Mila (conférence, atelier, séminaire, etc.); si vous postulez pour un emploi chez Mila, pour une bourse d’études gérée par Mila ou pour devenir étudiant de Mila; si vous participez à notre foire aux stages; si vous interagissez avec Mila dans le cadre de votre rôle ou de vos fonctions au sein de votre organisation (par exemple si vous êtes un employé, un étudiant, un chercheur ou un professeur impliqué dans nos organisations collaboratrices).
  • Renseignements sur vos études et votre emploi, tels que des renseignements sur votre expérience professionnelle, votre parcours universitaire et tous les autres renseignements que vous pouvez soumettre par le biais de votre candidature ou de votre profil, par exemple si vous êtes professeur, chercheur et étudiant chez Mila. Nous pouvons également recueillir ces renseignements à votre sujet si vous postulez à un emploi chez Mila, si vous participez à une foire aux stages, si vous postulez à une bourse d’études gérée par Mila, si vous postulez pour devenir étudiant chez Mila ou si vous participez à un projet de recherche de Mila.
  • Votre activité de navigation et autres informations techniques, telles que les adresses IP, les pages consultées sur notre site web, les préférences en matière d’abstention (opt-out), les rebonds de courriels, le contenu sur les médias sociaux, si ceux-ci peuvent vous identifier en tant qu’individu (comme indiqué plus en détail dans la section « Cookies et technologies similaires»). Nous pouvons recueillir ces renseignements si vous visitez notre site Web ou si vous recevez des courriels de Mila.
  • Des renseignements sur votre utilisation de nos réseaux informatiques et de nos locaux, telles que des renseignements sur votre utilisation de notre infrastructure informatique et de votre badge magnétique aux points d’entrée de nos locaux.
  • Les séquences vidéo capturées par nos caméras de vidéosurveillance, que nous recueillons si vous visitez nos bureaux (comme indiqué plus en détails dans la section « Méthodes de collecte – Comment nous recueillons les renseignements personnels»).
  • Toute autre renseignement que vous nous fournissez, comme indiqué plus en détails dans la section « Méthodes de collecte – Comment nous recueillons les renseignements personnels».

3. Méthodes de collecte – Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous, auprès d’autres organisations telles que nos organisations collaboratrices avec lesquelles vous pouvez être impliqué, par le biais des technologies que nous utilisons sur notre site web si vous visitez notre site web, ou par la vidéosurveillance dans nos bureaux si vous nous rendez visite.

En savoir plus sur la manière dont nous pouvons recueillir des renseignements personnels

  • Directement auprès de vous. Nous pouvons collecter des renseignements personnels directement auprès de vous dans diverses circonstances, par exemple : si vous nous contactez (y compris par courriel et sur les médias sociaux), si vous postulez à un poste chez Mila (y compris sur notre site Web) ou si vous participez à notre foire aux stages, si vous saisissez et nous soumettez vos informations dans un champ de texte ou dans un formulaire (y compris sur notre site Web ou sur un microsite sur lequel figure la présente politique), si vous postulez pour devenir étudiant chez Mila, si vous visitez nos bureaux, si vous rencontrez un représentant de Mila lors de conférences ou d’événements similaires (ateliers, séminaires, présentations, etc.), ou par le biais de vos interactions avec Mila dans votre rôle ou vos fonctions au sein de votre organisation (par exemple si vous êtes employé, étudiant, chercheur ou professeur de nos organisations collaboratrices).
  • Auprès d’autres organisations, telles que nos organisations collaboratrices. Nous pouvons recevoir des renseignements personnels d’autres organisations, telles que nos organisations collaboratrices, s’ils sont reliés à votre rôle ou vos fonctions au sein de l’organisation (par exemple si vous êtes un employé, un étudiant, un chercheur ou un professeur de nos organisations collaboratrices).
  • Auprès de votre employeur, de votre ancien employeur et d’autres tiers. Lorsque vous postulez pour un poste chez Mila, nous pouvons procéder à des vérifications de vos antécédents (avec votre consentement) et de vos références (avec votre consentement lorsque la loi applicable l’exige) au cours desquelles nous pouvons recueillir des informations personnelles vous concernant auprès de tiers, tels que votre employeur, votre ancien employeur ou d’autres tiers, afin d’évaluer votre candidature.
  • Par le biais de technologies que nous utilisons sur notre site web. Nous pouvons collecter certains types de renseignements par voie électronique lorsque vous utilisez notre site web, par l’entremise de technologies (les nôtres ou celles de tiers) telles que les balises web (web beacons) et les cookies (voir Cookies et technologies similaires pour plus de détails).
  • Par la vidéosurveillance dans nos bureaux. Nous utilisons la vidéosurveillance dans nos bureaux à des fins de sécurité, pour nous protéger contre le vol, pour prévenir les dommages à nos biens et pour prévenir la fraude.

4. Fins de la collecte – Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes ou à d’autres fins avec votre consentement ou comme la loi le permet et/ou l’exige :

a. Fins opérationnelles générales

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à des fins opérationnelles générales telles que la fourniture ou la prestation de nos services et la conduite de nos activités, la gestion de notre organisation (prévention ou réduction des risques opérationnels, ainsi qu’à des fins liées à la sécurité des renseignements, des systèmes ou des réseaux), la gestion de notre site web et le traitement des demandes d’emploi, de stages, de cours de formation et de bourses d’études.

En savoir plus sur la façon dont nous pouvons utiliser vos renseignements personnels à des fins opérationnelles générales

Plus précisément, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins opérationnelles générales suivantes :

  • Fournir et réaliser la prestation de nos services et mener nos activités. Nous utilisons les renseignements personnels nécessaires à la fourniture et à la prestation de nos services et à la conduite de nos activités. Cela inclut la fourniture de programmes et de cours de formation, l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, conférences), la gestion de nos projets avec d’autres organisations telles que nos organisations collaboratrices, et la fourniture et la livraison du contenu, des informations ou d’autres services que vous avez demandés (y compris sur notre site web ou sur un microsite sur lequel cette politique apparaît).
  • Gérer nos opérations. Nous utilisons vos renseignements personnels pour plusieurs raisons dans le cadre de nos opérations, qui peuvent inclure : l’exercice d’une diligence raisonnable pour prévenir ou réduire notre risque opérationnel, la garantie de la sécurité de nos informations, de notre système, de notre réseau et de nos propriétés, et le respect de nos obligations légales et réglementaires.
  • Gérer notre site web. Nous utilisons les renseignements que nous recueillons auprès des visiteurs du site web pour gérer et améliorer notre site web (voir Cookies et technologies similaires pour plus d’informations).
  • Traiter les demandes d’emploi, de stage, de supervision et de bourse d’études. Si vous postulez à un emploi au Mila, si vous participez à notre foire aux stages, si vous postulez pour trouver un superviseur associé au Mila, pour obtenir des privilèges étudiants au Mila ou si vous postulez pour une bourse d’études, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels comme il se doit pour traiter et évaluer votre candidature.

b. Fins analytiques opérationnelles

Nous pouvons également utiliser les informations à des fins analytiques opérationnelles internes (dans la mesure du possible ou lorsque la loi l’exige, nous dépersonnaliserons ou rendront anonymes les informations avant de les utiliser à ces fins). Par exemple, nous pouvons utiliser des services d’analyse web tiers, tels que Google Analytics, pour nous aider à analyser la façon dont les visiteurs utilisent nos sites web.

c. Répondre à vos requêtes et communiquer avec vous

Si vous nous contactez pour poser une question ou formuler une requête, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour vous répondre. Nous pouvons également communiquer avec vous pour promouvoir nos activités (telles que nos événements, nos cours, etc.) ou pour fournir le contenu, les informations ou les autres services que vous avez demandés par le biais de notre site Web (y compris un microsite sur lequel figure la présente politique). Si vous ne souhaitez plus recevoir nos messages électroniques promotionnels de Mila, veuillez suivre la procédure de désabonnement se trouvant dans chacun de ces messages.

5. Quand partageons-nous vos renseignements personnels avec d’autres organisations ?

Nous pourrions partager vos renseignements personnels avec nos organisations collaboratrices lorsqu’elles collaborent avec Mila sur des projets, avec nos fournisseurs de services retenus pour exécuter une tâche sous-traitée en notre nom, dans le cadre d’une vente ou d’une transaction, ou autrement avec votre consentement ou comme la loi le permet ou l’exige.

En savoir plus sur la manière dont nous pouvons partager vos renseignements personnels

Nous pourrions partager vos renseignements personnels comme suit :

  • Avec d’autres organisations, telles que nos organisations collaboratrices. Nous pourrions partager des renseignements personnels avec nos organisations collaboratrices aux fins décrites dans la présente politique, par exemple si cela est nécessaire pour collaborer à des projets de recherche, si vous avez posé votre candidature pour un stage auprès d’une organisation collaboratrice de Mila par le biais de notre foire aux stages ou si vous êtes un étudiant d’une organisation collaboratrice et avez postulé pour devenir un étudiant de Mila.
  • Avec nos prestataires de services. Nous pourrions transférer vos renseignements personnels à d’autres organisations et entreprises qui nous fournissent des services (tels que des fournisseurs de service de sauvegarde et d’hébergement de serveurs, des fournisseurs de logiciels et de maintenance informatiques). Nous exigeons de ces fournisseurs de services qu’ils protègent les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité appropriées.
  • Dans le cadre de la vente ou du transfert de notre institut ou d’une autre transaction. Nous pourrions décider de vendre ou de transférer l’ensemble ou une partie de notre institut, de fusionner avec une autre entité, de sécuriser nos actifs ou de procéder à tout autre transaction de financement ou à toute autre opération stratégique sur le capital. Nous pouvons partager vos renseignements personnels lorsque cela est nécessaire aux fins d’une telle transaction.
  • Autres raisons autorisées. Nous pourrions partager vos renseignements personnels lorsque la loi applicable le permet ou l’exige. Cela peut être le cas, par exemple, si Mila est dans l’obligation de divulguer ou de partager vos renseignements personnels pour se conformer à une obligation légale, ou pour faire respecter ou appliquer les conditions d’utilisation de Mila et d’autres ententes ; ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Mila ou d’autres personnes.

6. Cookies et technologies similaires

Nous pouvons recueillir certains types de renseignements par voie électronique lorsque vous entrez en contact avec notre site web en utilisant des technologies (les nôtres ou celles de tiers) telles que les cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous visitez un site web afin que des renseignements puissent être sauvegardés entre les visites, tels que vos identifiants de connexion ou vos préférences linguistiques. Ainsi, les cookies vous permettent de vous connecter rapidement lorsque vous visitez nos sites.

Nous utilisons les renseignements recueillis pour adapter notre site web aux préférences de l’utilisateur concerné, pour compiler des statistiques sur la consultation et l’utilisation de notre site web et de nos communications électroniques (telles que nos infolettres) afin de les améliorer. Par exemple, nous pouvons utiliser votre localisation géographique pour déterminer la langue d’affichage de notre site web.

Nous utilisons Google Analytics pour analyser votre utilisation de notre site Web, générer des rapports pour nous sur les activités des visiteurs de notre site Web et fournir d’autres services liés à l’utilisation du site Web. Ces renseignements ne nous sont pas transmis sous une forme permettant de vous identifier. Si vous souhaitez désactiver le paramétrage des annonces de Google, veuillez vous rendre sur le site www.google.com/settings/ads ou utiliser le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics situé à l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Vous pouvez supprimer ou désactiver certaines de ces technologies à tout moment via votre navigateur. Toutefois, si vous le faites, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctionnalités de notre site web.

7. Quels sont vos choix en matière de protection de la vie privée ?

Suivant un préavis raisonnable et sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Mila. Pour retirer votre consentement, veuillez utiliser les coordonnées indiquées dans la section Nous contacter ci-dessous. Le retrait de votre consentement peut avoir un impact sur les services que nous sommes en mesure de vous fournir.

Vous pouvez toujours vous désabonner des messages électroniques promotionnels de Mila en suivant la procédure de désabonnement incluse dans chacun de ces messages.

8. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Pour protéger vos renseignements personnels, nous utilisons des mesures de protection organisationnelles, physiques et technologiques pour empêcher l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive, le partage ou l’altération des renseignements personnels en notre possession. Nous utilisons également ces mesures de protection lorsque nous éliminons ou détruisons vos renseignements personnels.

9. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir nos services, gérer nos opérations et nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels sont détruits en toute sécurité ou rendus anonymes (de sorte que les renseignements ne permettent plus de vous identifier).

10. Transferts transfrontaliers de renseignements personnels ?

Vos renseignements personnels peuvent être transférés hors du Québec et du Canada si nous les partageons avec nos collaborateurs internationaux (conformément à la section 5 de la présente politique de protection de la vie privée). Certains de nos fournisseurs de services peuvent également accéder à vos renseignements personnels, les traiter ou les conserver à l’extérieur du Québec et du Canada. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de juridictions étrangères, y compris toute loi permettant ou exigeant la divulgation des renseignements au gouvernement, aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux autorités chargées de l’application de la loi dans cette juridiction. Nous concluons des ententes contractuelles avec nos fournisseurs de services afin d’assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels.

11. Accéder et corriger vos renseignements personnels

Mila respecte vos droits d’accès et de rectification des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Pour exercer ces droits, veuillez utiliser les coordonnées indiquées dans la section Nous contacter ci-dessous.

12. Modifications à la politique de protection de la vie privée

Nous pouvons apporter des modifications à cette politique de temps à autre. Ces modifications prendront effet lorsque nous publierons la politique révisée sur notre site web. Si nous apportons des modifications importantes à la politique, nous publierons un avis sur notre site web ou nous vous contacterons pour vous en informer lorsque la loi l’exige. En continuant à interagir avec nous après la publication de la version modifiée de la politique, vous acceptez les modifications apportées à la politique, sous réserve de toute exigence supplémentaire pouvant s’appliquer. La « Date d’entrée en vigueur » figurant en haut de la présente politique indique la date de sa dernière mise à jour.

13. Nous contacter

Si vous avez des questions sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez nous contacter à l’adresse courriel suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels

vieprivee@mila.quebec

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