Ombudsman
Le bureau de l’Ombudsman est confidentiel, impartial, indépendant et ouvert à tous les membres de la communauté Mila.
L‘ombudsman reçoit les préoccupations et les plaintes déposées par les membres de la communauté Mila qui s’estiment victimes d’injustice, de mauvaise conduite ou de violation de leurs droits. L’ombudsman peut à tout moment tenter de résoudre les problèmes de manière informelle. Les membres doivent épuiser tous les mécanismes, procédures et ressources internes à leur disposition avant que l’ombudsman n’intervienne.
L‘ombudsman se rapporte directement au conseil d’administration de Mila.
À propos
Julie Boncompain est ombudsman de Mila depuis 2020. Juriste en pratique depuis 21 ans, elle a développé une expertise particulière en matière de prévention et de règlement des différends (PRD) ainsi qu’en gestion des conflits dans les domaines de l’éducation, du droit du travail et du droit des affaires. Elle entreprend des mandats de médiation et d'arbitrage pour des organismes à but non lucratif, des entreprises privées et parapubliques à titre de consultante.
En plus d'être la Protectrice des droits (Ombudsman) à Polytechnique Montréal, elle préside l'Association des ombudsmans en enseignement supérieur du Québec (AOESQ) et le comité des relations internationales de l'Association des ombudsmans des universités et collèges du Canada (AOUCC).
Mandat
L’ombudsman est à la disposition de tous les membres de la communauté Mila. Le mandat de l’ombudsman est d'assurer un traitement juste et équitable par l'administration de toutes les situations vécues par les membres de la communauté Mila. Elle peut conseiller, référer, accélérer, identifier et proposer des solutions à tout moment dans un dossier.
Elle ne peut intervenir dans un processus en cours ou réviser une décision que lorsque tous les canaux, mécanismes, processus et ressources internes de Mila ont été épuisés.
Pour toute plainte recevable, l’ombudsman peut mener une enquête et intervenir auprès des parties prenantes et des décideurs susceptibles de contribuer à la résolution de la situation. À cette fin, elle a accès à tous les documents et informations dont elle peut avoir besoin pour l'enquête et peut faire des recommandations aux parties prenantes et décideurs concernés à la fin de l'enquête.
Vue d'ensemble
Rôle
L’ombudsman a pour mission de fournir aux membres de Mila un espace indépendant, impartial et exempt de tout jugement, où ils peuvent exprimer leurs préoccupations ou les problèmes qu'ils estiment injustes, ou s'ils sont victimes d'une injustice, d'une mauvaise conduite ou d'une violation de leurs droits.
À qui s’adressent ces services?
Le bureau du de l’ombudsman sert tous les membres de l'écosystème Mila avec respect et compassion, y compris les étudiant⋅e⋅s, les candidat⋅e⋅s à la supervision, les stagiaires, les chercheur·euse·s, le corps professoral, les employé⋅e⋅s et les membres de la direction.
Valeurs
L’ombudsman favorise une approche collaborative et préventive dans le traitement de votre dossier et vous écoutera avec respect.
Quand contacter l'ombudsman?
- Vous n'êtes pas certain de la marche à suivre ou des ressources disponibles;
- Vous avez exploré toutes les options administratives internes à Mila ou à votre institution affiliée, mais la situation reste inéquitable ou injuste;
- Vous souhaitez discuter d'une question administrative ou interpersonnelle, ou de questions relatives à votre statut et à vos privilèges en tant que chercheur·euse à Mila;
- Vous avez besoin de l'assistance d'un médiateur-facilitateur pour résoudre un conflit ou faciliter une conversation.
L'ombudsman peut :
- fournir des informations et des conseils rapides et informels sur les politiques et procédures de Mila, en aidant à identifier les recours possibles et en recommandant les mesures à prendre;
- vous orienter vers les ressources disponibles;
- faciliter les discussions avec l'administration, le corps professoral, les employé⋅e⋅s ou les étudiant⋅e⋅s;
- explorer de manière proactive les possibilités de résolution des conflits ou des problèmes;
- enquêter de manière indépendante et impartiale sur le bien-fondé d'une demande. Le Bureau a accès à tout document, peut obtenir toutes les informations nécessaires et interroger toute personne, le cas échéant;
- formuler et soumettre des recommandations formelles individuelles ou systémiques pour remédier à une injustice ou une inégalité identifiée;
- agir en tant que médiatrice-facilitatrice pour résoudre un conflit et jeter des ponts vers des solutions lorsque la communication est insuffisante.
L'ombudsman ne peut pas :
- intervenir si vous n'avez pas épuisé tous les recours administratifs internes ou dans le cadre d'une procédure administrative interne en cours;
- fournir des conseils juridiques ou agir en tant que représentante;
- fournir un service à la clientèle;
- traiter des cas anonymes;
- infirmer une décision ou imposer une décision;
- intervenir dans un dossier qui porte sur l'interprétation ou l'application de la convention collective (grief d'appel ou de révision);
- intervenir lorsque le requérant a déjà exercé un recours devant une cour ou un tribunal administratif concernant les faits sur lesquels la demande d'intervention est fondée ou lorsqu'une mise en demeure concernant ces faits a été transmise à l'établissement;
- intervenir dans le cadre d'une demande injustifiable, frivole ou prématurée - une telle demande peut être refusée ou rejetée à la discrétion du Bureau.
Engagement
Impartialité
S'en tenir aux faits en cause, sans parti pris, aussi objectivement que possible, sur la base des principes de justice naturelle et d'équité.
Indépendance
Se prémunir contre tout parti pris qui conduirait à une interprétation erronée des faits en cause.
Confidentialité
Préserver la confidentialité de la personne qui utilise nos services, à moins que cette responsabilité ne soit levée par un appel explicite formulé par le demandeur.
Imputabilité
L’ombudsman soumet une fois par an un rapport annuel au conseil d'administration. Ce rapport décrit les dossiers que le l’ombudsman a traités au cours de l'année écoulée et les lacunes qu'il a eu l'occasion d'observer.
Le rapport comprend également toute recommandation que l’ombudsman juge utile de faire au conseil d'administration afin de remédier aux lacunes et aux inégalités identifiées.