Ombudsman

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À propos

L‘Ombudsman reçoit les plaintes déposées par les membres de la communauté de Mila qui se croient victimes d’injustice, de mauvaise conduite ou de violation de leurs droits et qui ont déjà épuisé tous les mécanismes, les procédures et les ressources internes mis à leur disposition à cet effet. L‘Ombudsman se rapporte directement au conseil d’administration de Mila.

Le Bureau Ombudsman est confidentiel, impartial, indépendant et accessible à tous les membres de la communauté Mila.

Mandat

L’Ombudsman intervient une fois que tous les recours ont été épuisés, c’est le dernier recours. C’est-à-dire pour résoudre une demande lorsqu’ont été épuisés sans succès tous les autres recours, mécanismes, procédures et ressources offerts par l’administration de Mila ou des universités.

L’ombudsman a pour mandat de s’assurer du traitement juste et équitable, par l’administration universitaire, de toutes situations vécues par des membres de la communauté de Mila. Elle peut conseiller, référer, identifier et proposer des solutions.

Pour toute plainte recevable, l’Ombudsman effectue une enquête et intervient auprès des personnes susceptibles de pouvoir contribuer à la résolution de la situation. À cette fin, elle a accès à tout document et toute information qu’elle peut requérir. Elle peut formuler des recommandations aux parties ou instances concernées au terme d’une enquête.

L’Ombudsman conserve la plus entière confidentialité sur les personnes qui font appel à ses services, à moins qu’il en soit expressément dégagé par les personnes concernées.

Survol

Rôle de l’Ombudsman

L’Ombudsman a pour mission d’offrir un espace confidentiel, où les membres de Mila peuvent trouver une écoute impartiale et sans jugement à des préoccupations ou à un problème qu’ils considèrent injuste et inéquitable, ou s’il est victime d’injustice, de mauvaise conduite ou d’une violation de ses droits).

Quand contacter l’Ombudsman

Vous pouvez contacter l’Ombudsman Mila lorsque :

  • Vous avez épuisé tous les recours internes administratifs de votre institution d’affiliation, ou les ressources de Mila et que la situation demeure injuste ou inéquitable.
  • Vous avez besoin de parler à quelqu’un au sujet d’un problème académique, administratif ou interpersonnel. 

À qui s’adressent ces services?

Le bureau d’Ombudsman dessert, avec respect et compassion, tous les membres de l’écosystème Mila,  tant les étudiants, que les candidats à la supervision, les stagiaires, les professeurs, les employés et les membres de la direction

Nos valeurs

Nous favorisons une approche collaborative et de prévention tout en offrant une variété de services.

Services

L’Ombudsman est en mesure de :

  • Donner de l’information et conseiller rapidement et de façon informelle quant aux politiques et règlements, puis identifier les recours possibles et expliquer les démarches à entreprendre ;
  • Référer aux ressources disponibles ;
  • Faciliter les échanges avec l’administration, le corps professoral ou étudiant ;
  • Explorer les possibles pistes de solution pour résoudre des préoccupations ou problèmes et ce, de façon proactive ;
  • Enquêter de façon indépendante et impartiale sur le bien-fondé d’une demande. Le Bureau a accès à tout document, peut obtenir tout renseignement et peut interroger toute personne, losrque nécessaire ;
  • Formuler et soumettre des recommendations individuelles ou systémiques formelles pour redresser une injustice ou iniquité constaté ;
  • Agir comme médiateur-faciliteur pour résoudre un conflit, créer des ponts quand la communication est silencieuse.

L’Ombudsman ne peut : 

  • Intervenir si vous n’avez pas épuisé tous vos recours internes administratifs ou dans un processus internes administratif en cours ;
  • Donner des conseils juridiques ou agir à titre de représentant ;
  • Offrir un service à la clientèle ;
  • Traiter des dossiers de façon anonyme ;
  • Renverser une décision ou imposer une décision ;
  • Intervenir dans un dossier qui relève de l’interprétation ou de l’application de la convention collective (grief d’appel ou de révision) ;
  • Intervenir lorsque le demandeur a déjà exercé un recours devant une cour de justice ou un tribunal administratif portant sur les faits sur lesquels la demande d’intervention est fondée ou lorsqu’une mise en demeure portant sur ces faits a été envoyée à l’institution ;
  • Intervenir dans le cadre d’une demande injustifiée, frivole, prématurée – cette demande peut être refusée ou arrêtée à la discrétion du bureau.

Notre engagement

Impartialité

Se tenir aux faits en cause sans prendre parti, de la manière la plus objective qui soit tout en appliquant les principes de justice naturelles et d’équités.

Indépendance

Prémunir contre toute influence qui serait de nature à une interprétation objective des faits en cause.

Confidentialité

Préserver la confidentialité de la personne qui a recourt à ses services. Il n’est dégagé de cette responsabilité que par une libération explicite formulée par le demandeur.

Imputabilité

Soummettre un rapport annuel au conseil d’administration une fois par année.L’ombudsman soumet un rapport annuel au conseil d’administration.

Ce rapport fait état des dossiers qu’il a eu à traiter durant l’année écoulée et des lacunes qu’il a eu l’occasion de constater. Le rapport comporte également toute recommandation que l’ombudsman juge utile de faire au conseil en vue de corriger les déficiences et iniquités constatées.

Processus d'examen des demandes

L’ombudsman analyse la nature et la portée des litiges qui lui sont présentés, examine avec les parties en cause les solutions possibles, s’efforce d’obtenir une réconciliation des parties et fait rapport, s’il le juge utile, à la haute administration (direction) ou au Conseil d’administration de Mila. Le cas échéant, les litiges sont traités dans un cadre confidentiel. L’Ombudsman peut ensuite requérir d’être informé des mesures prises pour corriger une situation qu’il considère irrégulière ou injuste et des suites données à ses recommandations. S’il estime qu’aucune mesure ou suite n’a été prise dans un délai raisonnable, il peut en aviser le président du conseil d’administration et exposer le cas dans son rapport annuel.

Réception de la demande :

  1. Rencontre préliminaire pour clarifier les préoccupations et la demande
  2. Décision de l’ombudsman de s’impliquer ou non

Si implication :

  1. Examen du bien-fondé de la demande
  2. Enquête préliminaire
  3. Recommandations individuelles ou systémiques
  4. Lettre de clôture

Équipe

Julie Boncompain, Ombudsman Mila

Juriste comptant (18) dix-huit ans de pratique et possédant une expertise particulière en prévention et règlement de différends (PRD) et en gestion des conflits dans les domaines liés à l’éducation (ombudsman associée à l’Université Concordia 2013-2020), au droit du travail et des affaire (médiatrice et arbitre).

Me Boncompain exerce à titre Protectrice des droits à l’Université Polytechnique de Montréal depuis 2020 à mi-temps et obtient des mandats de médiation et d’arbitrage pour des organismes à buts non lucratifs, entreprises privées et parapublique à titre de consultante. Elle siège notamment au Conseil d’administration de l’Association des Ombudsmans des Universités et Collèges du Canada (AOUCC depuis 2019) et à titre de vice-présidente à l’Association des Ombudsmans des Universités du Québec (AOUQ depuis 2020).

Sa connaissance du milieu universitaire et ses compétences en intervention à l’égard de différentes problématiques organisationnelles, lui confèrent les habiletés nécessaires à l’exercice de ses nouvelles fonctions au sein de Mila.

Contact

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