Ombudsman
À propos
L‘Ombudsman reçoit les plaintes déposées par les membres de la communauté de Mila qui se croient victimes d’injustice, de mauvaise conduite ou de violation de leurs droits. L’Ombudsman peut à tout moment tenter de résoudre les problèmes de manière informelle. Les membres doivent épuiser tous les mécanismes, les procédures et les ressources internes mis à leur disposition avant que l’ombudsman n’intervienne. L‘Ombudsman se rapporte directement au conseil d’administration de Mila.
Le Bureau Ombudsman est confidentiel, impartial, indépendant et accessible à tous et à toutes les membres de la communauté Mila.
Votre Ombudsman
Julie Boncompain est ombudsman de Mila depuis 2020. Juriste comptant (19) dix-neuf ans de pratique et possédant une expertise particulière en prévention et règlement de différends (PRD) et en gestion des conflits dans les domaines liés à l’éducation, au droit du travail et des affaires.
Me Boncompain exerce à titre de Protectrice des droits (Ombudsman) à l’Université Polytechnique de Montréal depuis 2020 et obtient des mandats de médiation et d’arbitrage pour des organismes à but non lucratif, entreprises privées et parapubliques à titre de consultante. Elle siège notamment au Conseil d’administration de l’Association des Ombudsmans des Universités et Collèges du Canada (AOUCC) depuis 2019 et à titre de présidente à l’Association des Ombudsmans des Universités du Québec (AOUQ) depuis 2020.
Mandat
L’Ombudsman est accessible à toute la communauté de Mila. L’Ombudsman a pour mandat de s’assurer du traitement juste et équitable, par l’administration, de toutes situations vécues par des membres de la communauté de Mila. Elle peut conseiller, référer, expédier, identifier et proposer des solutions à tout moment dans un dossier.
Elle ne peut intervenir dans un processus en cours ou revoir une décision que lorsque tous les recours, mécanismes, procédures et ressources internes de Mila ont été épuisés.
Pour toute plainte recevable, l’Ombudsman peut effectuer une enquête et intervenir auprès des parties prenantes et des décideurs susceptibles de pouvoir contribuer à la résolution de la situation. À cette fin, elle a accès à tout document et toute information qu’elle peut requérir. Elle peut formuler des recommandations aux parties ou instances concernées au terme d’une enquête.
Survol
Rôle de l’Ombudsman
L’Ombudsman a pour mission d’offrir un espace confidentiel, où les membres de Mila peuvent trouver une écoute impartiale et sans jugement à des préoccupations ou à un problème qu’ils considèrent injuste et inéquitable ou s’ils sont victimes d’injustice, de mauvaise conduite ou d’une violation de leurs droits.
Quand contacter l’Ombudsman
Vous pouvez contacter l’Ombudsman Mila lorsque :
- Vous n’êtes pas sûr de la démarche à suivre ou des ressources qui restent à votre disposition ;
- Vous avez épuisé tous les recours internes administratifs de votre institution d’affiliation, ou les ressources de Mila et que la situation demeure injuste ou inéquitable ;
- Vous avez besoin de parler à quelqu’un au sujet d’un problème administratif ou interpersonnel, ou de questions liées à votre statut et à vos privilèges en tant que chercheur ou chercheuse à Mila ;
- Vous avez besoin de l’aide d’un médiateur-facilitateur pour résoudre un conflit ou faciliter une conversation.
À qui s’adressent ces services?
Le bureau d’Ombudsman dessert, avec respect et compassion, tous les membres de l’écosystème Mila, y compris les étudiant.e.s, les candidat.e.s à la supervision, les stagiaires, les chercheur.e.s, les professeur.e.s, les employé.e.s et les membres de la direction.
Nos valeurs
Nous favorisons une approche collaborative et de prévention dans le traitement de votre dossier. Nous vous écouterons avec respect.
Services
L’Ombudsman est en mesure de :
- Donner de l’information et conseiller rapidement et de façon informelle quant aux politiques et procédures de Mila, puis identifier les recours possibles et expliquer les démarches à entreprendre ;
- Référer aux ressources disponibles ;
- Faciliter les échanges avec l’administration, le corps professoral, les membres du personnel ou les étudiant.e.s ;
- Explorer les possibles pistes de solution pour résoudre des préoccupations ou problèmes, et ce, de façon proactive ;
- Enquêter de façon indépendante et impartiale sur le bien-fondé d’une demande. Le Bureau a accès à tout document, peut obtenir tout renseignement et peut interroger toute personne, lorsque nécessaire ;
- Formuler et soumettre des recommandations individuelles ou systémiques formelles pour redresser une injustice ou iniquité constatée ;
- Agir comme médiateur-faciliteur pour résoudre un conflit, créer des ponts quand la communication est silencieuse.
L’Ombudsman ne peut :
- Intervenir si vous n’avez pas épuisé tous vos recours internes administratifs ou dans un processus interne administratif en cours ;
- Donner des conseils juridiques ou agir à titre de représentant ;
- Offrir un service à la clientèle ;
- Traiter des dossiers de façon confidentielle ;
- Renverser une décision ou imposer une décision ;
- Intervenir dans un dossier qui relève de l’interprétation ou de l’application de la convention collective (grief d’appel ou de révision) ;
- Intervenir lorsque le demandeur a déjà exercé un recours devant une cour de justice ou un tribunal administratif portant sur les faits sur lesquels la demande d’intervention est fondée ou lorsqu’une mise en demeure portant sur ces faits a été envoyée à l’institution ;
- Intervenir dans le cadre d’une demande injustifiée, frivole, prématurée – cette demande peut être refusée ou arrêtée à la discrétion du bureau.
Notre engagement
Impartialité
Se tenir aux faits en cause sans prendre parti, de la manière la plus objective qui soit tout en appliquant les principes de justice naturelle et d’équités.
Indépendance
Prémunir contre toute influence qui serait de nature à une interprétation objective des faits en cause.
Confidentialité
Préserver la confidentialité de la personne qui a recourt à ses services. Il n’est dégagé de cette responsabilité que par une libération explicite formulée par le demandeur.
Imputabilité
L’ombudsman soumet un rapport annuel au conseil d’administration une fois par année.
Ce rapport fait état des dossiers qu’il a eu à traiter durant l’année écoulée et des lacunes qu’il a eu l’occasion de constater. Le rapport comporte également toute recommandation que l’ombudsman juge utile de faire au conseil en vue de corriger les déficiences et iniquités constatées.