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3 Mai 2022

Adjoint(e) administratif(ve), Direction scientifique

À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle (IA). Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est distingué dans le traitement du langage naturel, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’un partenariat entre l’Université de Montréal, l’Université McGill, Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’IA au bénéfice de tous, notamment par la formation de talents, la recherche de pointe, les projets de collaboration et les discussions ouvertes sur le développement éthique et responsable. 

Description du poste 

Nous œuvrons dans un milieu stimulant en pleine croissance et en constante évolution, vous devez donc avoir l’esprit ouvert à la nouveauté et aimer les journées bien remplies! C’est une occasion en or de faire partie d’une équipe grandissante ayant une mission engageante et des valeurs humaines! Vous serez amené.e à interagir à l’oral et à l’écrit avec une communauté bilingue (anglais/français) de personnes aux profils variés (professeurs, étudiants, chercheurs). 

Relevant de la Directrice, Initiatives stratégiques et soutien à la Direction Scientifique, vous assurerez un soutien administratif pour la direction scientifique formée de 3 Professeurs/Directeurs scientifiques, soit Yoshua Bengio, Simon Lacoste-Julien et Jackie Cheung.

 

Dans ce cadre, vos tâches principales seront:

 

  • Aider les professeurs/directeurs scientifiques dans la gestion de leurs tâches en établissant des processus et en mettant en place des outils de suivi de tâches

  • Assurer la liaison et la coordination avec les autres membres du personnel administratif et la Direction pour traiter les demandes reçues telles que les demandes d’adhésion. 

  • Planifier, organiser des réunions et assurer les suivis dans le respect des échéanciers. Prendre les notes pour les compte-rendus

  • Assurer le suivi sur les dossiers impliquant les directeurs scientifiques en informant régulièrement les intervenants concernés et s’assurer que les livrables soient réalisés à l'intérieur des délais prévus.

  • Gérer les listes de contacts

  • Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres et des formulaires

  • Aider à la préparation de rapports et au montage de différents dossiers et assurer la conformité avec les requis de présentation 

  • Développer des processus, outils et documents pour effectuer le suivi des activités et des métriques de performance du secteur

  • Développer et maintenir un système de classement

  • Organiser les arrangements de voyage lors des participations aux conférences et autres événements internationaux des directeurs

  • Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses

  • Fournir un soutien général aux visiteurs de la direction scientifique

  • Agir en tant que point de contact pour la clientèle interne et externe

  • Fournir des informations en répondant aux questions et demandes

  • Créer des présentations PowerPoint (ou équivalent)

  • Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces

General Skills

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou autre diplôme en lien avec le poste 

  • 5 années d’expérience pertinente ou toute autre combinaison équivalente

  • Excellente aptitude à communiquer en anglais et en français (à l’écrit et à l’oral)

  • Connaissance du milieu académique (atout très précieux)

  • Très bonne maîtrise des Suite Office et Suite Google

Compétences recherchées

  • Capacité à établir des priorités, à mener plusieurs tâches simultanément, à évaluer et à respecter des délais stricts

  • Capacité d’adaptation et agilité face aux changements dans un contexte de croissance

  • Attention minutieuse aux détails et capacité à apprendre rapidement

  • Excellentes compétences interpersonnelles et de travail d’équipe

  • Bonne capacité d’analyse et excellent jugement

De bonnes raisons pour travailler à Mila

  • Bénéficiez d’excellentes conditions d’emploi (programme d’assurance collective complet, régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur, politique de congés annuels généreuse);

  • Travaillez au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;

  • Maintenez un équilibre travail/vie personnelle avec nos horaires de travail flexibles;

  • Côtoyez des experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants; 

  • Profitez d’une ambiance de travail collaborative.

Nous voulons vous connaître

Nous encourageons toute personne stimulée à œuvrer dans un écosystème en progression continu et à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive à postuler. À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

 

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